呈批文件看上去是一件小事儿，但其实里边的学问很大。在大机关，对于呈批文件这项工作，各级都非常重视，往往都是科长或处长亲自呈批，为什么呢？就怕年轻人说不清楚，把事情搞砸了。
尤其对个人来讲，呈批文件还影响领导对你工作能力、个人素质的看法。给领导送文件，或者汇报工作，忐忑地敲开他的门前，笔者建议你把下面的工作做扎实了。
第一，把文件吃透 
至少你得从前到后认真看一遍文件，弄清楚发文单位是哪里，主要内容是什么，要求是什么，涉及本单位的任务有哪些，知晓范围是哪些。有些不清楚的地方，还得先打电话问清楚。举个简单的例子，你接到一个会议通知，通知上只说要开会，但你不能只告诉领导说要开会啊！你不得问问，要不要发言，要不要穿正装，有没有其他什么要求。不然，你一问三不知，不被骂才怪。特别要注意上级领导有批示的文件。有时候，上级领导是“书法家”，字写得龙飞凤舞难以辨认，一定要把批示内容提前确认清楚，这样领导扶着老花镜艰难辨认批示的时候可以风清云淡地告诉他，转批落实的效率才高。另外，翻一翻文件形式上有没有错漏，最关键的是别缺页，还有页码编号是否连续，字体是否一致，有无空白页，有无打印不清晰页等。
第二，要注意形象 
不说让你每次都像讲究地喷口气清新剂，嚼口香糖，你至少中午别吃韭菜馅饺子和大蒜吧。你想想，领导一边皱着眉头听你汇报，一边屏住呼吸如坐针毡，那滋味多难受啊。个人仪容仪表方面，着装、胡须、头发等按要求整理好，头皮屑别整得漫天飞舞，这种细节还是很影响领导对一个人的看法和认识的。
第三，要有点儿眼色 
敲门前，听一听领导办公室的动静，一个是确认有没有人在和领导交谈，一个是确认领导是否在打电话。如果有以上情况，就不要敲门了，等一等再说。如果领导房间开着门，里面有人，也可以在办公室门口“晃悠”一下，尽量让领导看到你。如果领导示意你过去，那就赶紧把文件送过去。如果文件非常急，即使领导房间里有动静，敲门经领导同意后再送文件也未尝不可。如果文件不急，暂时把送文件的事情放一放吧。
第四，注意细节 
比如，手机要及时设置为静音或振动。不然，领导正看着文件呢，你的手机铃声突然响起，有的领导难免会认为你不尊重他，不注意细节，会对你产生不好的印象。还有，要准备好本子和笔。有时候，领导会有工作要求和指示。准备本子和笔的好处是，可以及时把这些记录下来，以便后续抓落实，这也是对领导的一种尊重。再一个，笔最好能准备两支，并且提前试写保证好用。如果领导手头没有笔或者笔写不了了，你可以把笔递给他。给领导送文件时，不要有以下这些不好的习惯：看手机，回复微信；掏出手机看时间；东张西望；等等。不然领导会有想法：呈批文件也就几分钟时间，你心不在焉，丝毫不尊重我。还有一件特别重要的事，你要搞清楚今天是几月几号。签批文件肯定要写上日期，但很多人尤其是领导可能一时想不起来今天的日期。这个时候，你需要察言观色，发现笔头停顿下来了，及时提醒领导：“领导，今天是X月X日。”