公文结构有其内在与外在的特殊规律性。所谓规律性，是指公文的作者根据主旨的需要，把有关内容和材料有条不紊、条理清晰、层次分明、有机地组织在一起，达到内容与形式的完美统一，构成一件完整的公文。从静态与动态两个方面把握好公文的组织结构，探求其写作规律，对于提高公文写作质量，实现公文的规范化与标准化是十分重要和必要的。本文现分述如下：
一、公文结构的内在规律
公文的内在规律是作者通过对公务活动的观察认识，依照一定的逻辑关系理出的表达顺序，也即公文的开头、结尾、层次与段落之间通过一个一定的内在关系把它们有机地联系起来。公文的外在形式虽然多种多样，并且呈现多姿多彩的状态，但它的内在结构却万变不离其宗，存在着一条固有的规律，即“提出问题——分析问题——解决问题”。从本质上讲公文的内在结构规律是受党和国家公务活动的客观实践所决定的。作为党和国家指挥公务活动的重要工具之一的公文，它的内在结构必须与党和国家公务活动的客观运动方向和运动形式保持一致。正因如此，公文结构提出问题而不分析问题，或只有分析问题而不解决问题的公文，则没有生命力，客观上也是不存在的。
就目前来看，公文的内在结构形式主要表现在以下几个方面：
1．主要对解决问题的结果予以答复或表态的单一结构形式。如“批复”、“批示”、“命令（令）”等多采用这种形式。
2．主要用于提出问题和分析问题，但主要不是解决具体问题的单一结构形式。如有些“情况简报”、“情况通报”多采用这种形式。
3．先提出问题，然后把解决问题的结果或意见表达出来，即“提出问题一解决问题”的简单结构形式。如有些“公告”、“函”、“转发（包括批转）性通知”，以及内容较为简单的“决定”、“决议”、“通知”、“布告”、“通令”、“议案”多采用这种形式。如《国务院关于开展一九九○年税收财务物价大检查的通知》即属此类。
4．提出问题——分析问题——解决问题的完整结构形式。目前这类结构形式比较通行。如《国务院办公厅关于严禁行政机关为经济活动提供担保的通知》即属此类。
5．边摆问题，边分析问题的特定结构形式。它与以上不同的是，打乱了先提出问题、后分析问题、再解决问题的逻辑次序，而是把它们糅合在一起，分列几个问题来安排结构，每个问题中既有包含问题的提出，又有对问题的分析与解决。如“综合性的工作总结”、“调查报告”、“工作计划”、“会议纪要”，以及内容较复杂的“决定”、“决议”，“指挥性的意见”、“条例”、“规定”等法规性文件等即属此类。
二、公文结构的外在规律
公文结构的外在规律是指公文的开头、主体、结尾在文面上的组合表现形式。目前主要有以下几种：
1．篇段合一式。即一件公文只有一段，一段就是一篇。如有些“命令（令）”、“公告”，内容较为简单的“决议”、“决定”、“函”和“批复”等多采用这种形式，如毛泽东《关于健全党委制》即属此类。
2．撮要分条式。即开头属篇撮要，概况全文中心内容，然后对所要解决的问题，按照主次先后分成若干条，并用数码序号标明。这是公文的基本体式，目前普遍采用。如“通令”、“通知”、“指示”、“通告”、“指令”、“公告”、“布告”，内容较为复杂的“决定”、“决议”和“通知型会议纪要”等多采用这种形式，如《中共**关于暂时放弃延安和保卫陕甘宁地区的两个文件》即属此类。
3．分列小标题式。即把全文分成若干条、段，把每一条、段的中心内容，分别归纳成若干小标题，置于第一条、段之上。如“指示性通知”、“调查报告”、“会议纪要”、“决定”、“决议”、“简报”、“通知”多采用这种形式，如毛泽东《中国的红色政权为什么能够存在》即属此类。
4．全面性分块式。即把全文划分为几大块，相对独立，各自成章。“工作总结”、“工作报告”、“调查报告”、“指示性会议纪要”多采用这种形式。分块式的一个突出标志是：通常在每一部分上面的正中位置标注（一）（二）（三）。如国务院《一九九○年特区工作会议纪要》即属此类。
5．转发转述式。即用批转、转发、转述的形式，把下级或上级的来文转印到下级单位。它的突出特征是以文载文，文后有文，像“批转性通知”、“转发性通知”、“转述性通报”、“转发性简报（加编者按）”多采用这种形式。如《天津市人民政府批转市烟草专卖局关于进一步加强我市卷烟市场管理的意见》即属此类。
6．章、条、款分列式。即全篇分章、章下分条、条下设款，分条列目，条款清楚。像“章程”、“条例”、“规定”、“办法”、“细则”等多采用这种形式。如《中国共产党章程》即属此类。
7．条、段贯通式。即把全文划分若干条，标明序号，无单独的开头与结尾，或划分为若干自然段，段落不标序号。像有些“请示”、“指示性通知”、内容比较简单的法规性文件以及领导讲话材料多采用这种形式。如邓小平同志《在中国文学艺术工作者第四次代表大会上的祝辞》即属此类。
8．并列句式。即以简要文字作开头，开宗明义，正文用若干句子排列组合而成，有的还讲究押韵，类似诗词歌赋一样。像“市民守则”等规约性的公文多采用这种形式。如《北京市民守则》、《天津市民守则》即属此类。
我国著名公文学家张保忠教授曾把上述外在结构形式形象地分别称之为“单枪匹马式”、“天鹅下蛋式”、“刀枪剑戟式”、“豆腐块式”、“枪里加鞭式”、“下楼梯式”、“一字排列式”和“诗词模拟式”。经过研究，我们不难看出，公文的外在结构形式在“开头——主体——结尾”这个基础上呈现纷繁复杂的表现形式。作为公文撰拟者切实了解它的变化形式。有利于增强驾驭公文写作的能力，使形式更好地为内容服务。
三、把握公文结构规律的原则
公文的特殊性决定了它的结构形式与其他文章有所不同，我们在确定公文结构形式时需要把握以下原则：
1．必须准确反映公务活动的内在本质和相互联系。一切公务活动都有其发展过程和内在联系，公务活动的发展及其内在联系是确定公文组织结构的客观依据，也就是按照“提出问题——分析问题——解决问题”的顺序来安排的。当然，一件公文结构的形式不是对公务活动的机械反映，而是经过作者大脑思维加工，是公务活动客观规律和作者组织全篇的思路在公文中集中、统一和有机的表现。
2．必须服从和服务于公文主题的需要。公文的主题是公文的灵魂。起草公文时，如何组织安排材料，包括先写什么，后写什么，材料的主次详略及相互联系，怎样划分段落，怎样过渡与照应，开头与结尾如何呼应等等，都必须紧紧围绕公文的主题思想或基本观点这条主线组织安排，使结构更好地为公文主题服务。
3．必须符合公文的不同体式。公文的结构组织与公文的不同体式有一定关系。从公文结构的整体上看，其外部结构形式一般是“开头——主体——结尾”，其逻辑形式表现为“总——分——总”，其内容详略表现为“风头——猪肚——豹尾”。这是公文组织结构的一般情况。由于公文的内容繁杂，文种较多，在组织材料时就应当从内容需要出发，采用恰当的结构形式，以适应不同文种体式的特点，做到内容与形式的统一。
4．必须遵循公务活动和认识上的思维逻辑。一要先后有序，表达公文思想应按照公务活动的一般规律，即由开头到结尾，由总到分，由近到远，由局部到整体，由特殊到普遍，由原因到结果，由过去到现在，由主到从。当然也不排除个别情况出现相反的问题。但无论按怎样的顺序表达公文思想，都必须是有条理的排列，切不可忽远忽近、忽主忽从、忽明忽暗，忽左忽右，否则就会思路不清，结果混乱。二要表达连贯。公文的逻辑结构不但讲顺序，还要注意结构的顺序具有必然性，全篇思路畅通、前后衔接、语意连贯、浑然一体，切忌上下语意断止、跳跃和相互对立的现象发生。三要区别情况。对相反的意思一定要区别开来，对相同的意思要加以集中，以达到界限分明，避免混淆不清，以至于妨害公文主题思想的表达。四要安排周密。无论安排结构，还是论理，都要坚持两点论，切忌肯定一切或否定一切，防止顾此失彼。只有把握公文写作结构的规律性，并按照上述原则来确定公文的结构形式，写出的公文才可能严谨、自然、完整、统一，即精当细密、顺理成章、匀称饱满、通篇和谐，准确地表达公文主题思想。